Ёзишмаларни оптималлаштириш. (MS Word/Excel 2010 мисолида).

Ёзишмаларни оптималлаштириш. (MS Word/Excel 2010 мисолида).

Ҳар бир корхонада албатта ёзишмалар, уларни рўйхатга олиш журнали бўлади. Ўзимнинг кичик тажрибамда, кўрганманки, баъзилар битта Word файлни ичида 1000 лаб хатларни устун-остин ёзиб қўйишади, файл оғирлашгандан оғирлашиб бораверади. Бошқаларнинг ҳар хати ҳар жойда бетартиб туради. Тартиблилари алоҳида файлларда бир папкага жойлаб қўйишади. Энг ақллилари мана шу мақолани ўқигач, албатта мени кўрсатган усулимда ёзишмаларни ташкиллаштиради деган умиддаман. :-)

Қисқача таъриф: барча хатлар MS EXCEL да тулдирилиб рўйхатга олиб борилади, шакллантириш MS Wordда юз беради.

Хатнинг бланкининг (шаклининг) ўзгармас ва ўзгарувчан қисмлари бор.

Ўзгармас қисми: ундаги корхона тимсоли (символ) ва ҳ.к.бўлса, ўзгарувчанлари: кимгалиги, чиқиш санаси ва рақами, матни, хатни имзолаган раҳбар лавозими, Ф.И.Ш., хатни имзога тайёрлаган шахснинг Ф.И.Ш. ва лавозими.

Шарт: тизимни қандай ишлашини тушуниб олгунча, 2 файл 1 папкада жойлашиши, номлари ўзгартирилмасдан туриши керак.

Мен мисол учун, D:\4-макола\yozishmalar.docx, D:\4-макола\yozishmalar.xlsx қилиб жойлаштирдим. Мақолга илова қилинадиган файлларни ишлашини текшириш учун сизни ҳам ушбу файлларни D:\4-макола\  деган папка очиб, уни ичида текшириб кўришингизни маслаҳат бераман.

1-иш. yozishmalar.docxда хатни бланкини тузамиз, тузаётиб уни жадвал катаклари шаклида тузамиз. 1-видеодаги каби. 1-видеода жадвални тузиш ва унинг қора рангдаги чегараларини нашр (печать)га йўллаганда қандай кўринмайдиган қилиш тушунтирилган.

1-расм. Жадвал чегарасини йўқ қиладиган тугма.

Хатни шакли тахминан шундай бўлсин:

2-расм.

Энди қаерга нима ёзув тушиши учун таваккалига 1 та хат ёзиб кўрайлик.

2-иш. Жадвални тузиш.

Керак бўладиган маълумотлар устунидан иборат жадвални тузамиз. Тажриба учун 2 та хат маълумотларини киритамиз:

Исх.№	Дата	Кому	Текст письма	Должность отправителя	Ф.И.О.отправителя	Ф.И.О.исполнителя
1	15.06.2014	Главному инженер ООО “что-то” Кузиеву Б.	В ответ на ваше письмо №2-12154 мы откажемся Вам в выделении денежных средств.	начальник	Матрасулов У.И.	Сидоров П.
2	18.06.2014	начальнику ООО “что-то” Кузиеву Б.	В ответ на ваше письмо №2-12154 мы согласны перечислить на ваш расчетный счет денежные средства	начальник	Матрасулов У.И.	Петров А.

4-расм. Жадвалнинг Excelда кўриниши

3-иш. Excel ва Wordни боғлаш.

Word даги «Рассылки» менюсида «начать слияние» белгисини топиб “пошаговый мастер слияния”  ни танлаймиз.

5-расм

Ўнг томонда пайдо бўлган менюда 2 марта “далее” ни босиб 4-этапга ўтамиз.

6-расм

Wordдаги ўзгариши керак бўлган жойларга курсорни қўйиб, юқорида “другие элементы” белгисини босиб, қайси устундан нимани олишни кўрсатиб бораверамиз. Қандай қўйиш – 2-видеода бор. Натижада ушбу ҳолат юзага келиши керак.

7-расм.

Кейин “Далее”ни босиб 5-этапга ўтамиз ва  “изменить список”га босиб керакли хатни босиб ўзгартириб кўрамиз. Хат ўзгариши керак. Шунинг билан ишимиз тугади.

Фойдаланганда, ҳамма хатлар битта жойда туради, уларни шакллантириш, Wordда юз беради.

Савол:  нимага шу ишларни Excelдаги “впр” ва бошқа функциялар орқали қилиб қўйилмайди?

Жавоб:чунки, Excelда хатни ҳажми кичик катталигига қараб кенгайтириш каттайтиришини ташкил қилишда муаммолар юзага келади.

3-видеода хатни ўзгариши кўрсатилади.

Эслатиб ўтаман, мақолага 3та видео, 2та файл (yozishmalar.docx, yozishmalar.xlsx) илова қилинади.
Видеолар:

Ҳурмат билан,

Умрбек Искандарович Матрасулов.